Poços de Caldas, MG – A Câmara de Poços tem buscado soluções com o objetivo de minimizar o acúmulo de documentos físicos e, consequentemente, a eliminação de papéis, a redução de custos e organização do arquivo do Legislativo. Uma das medidas adotadas é a implantação do projeto de Gestão Documental que incluirá serviços de arquivologia, elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
Tal projeto está sendo implementado através de uma empresa contratada, sob supervisão e com o auxílio da Assessoria Administrativa da Casa, e permite a definição dos documentos que devem ter a guarda permanente, bem como listar aqueles que possuem prazo expirado e que podem ser expurgados. Com isso, estima-se que cerca de três mil caixas de documentos sejam eliminados como, por exemplo, fotocópias de prestações de contas do Executivo que datam desde 1985, bem como outros documentos. Todo esse processo vem sendo implementado em conformidade com as normativas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e com a Tabela de Temporalidade, que está em elaboração.
De acordo com o presidente vereador Marcelo Heitor (PSC), além de todos os benefícios desse trabalho, existe ainda a questão da liberação de espaço físico no prédio da Câmara. “Essa gestão do arquivo é uma iniciativa muito importante, pois traz uma cultura institucional, que é a eliminação de papel. É preciso ressaltar, também, a questão do espaço que iremos liberar com a digitalização desses documentos, com o tratamento que será dado a eles. É uma demanda antiga que estamos conseguindo atender nessa Legislatura e acredito ser mais um passo fundamental do Legislativo de Poços, assim como foi a adoção do sistema de processo legislativo totalmente eletrônico, também visando à redução de papel e economia, além de proporcionar o acesso de todo cidadão através da Internet”, destacou.
Após a finalização da Tabela de Temporalidade, será realizada a segunda etapa do projeto, que trata da digitalização dos documentos que, realmente, possuem valor ao Legislativo e à população, através de um trabalho orientado e consciente. “Um trabalho que vem somar às ações de melhorias para a instituição”, finalizou Marcelo Heitor.